Optimize SharePoint Investment

13Okt2014

Optimize SharePoint Investment

Der Industry Watch 2014 von AIIM zeigt eindrücklich – Collaboration/Zusammenarbeit ist mehr denn je ein Key Success Factor. Die Optimierung der SharePoint/ECM Investitionen ein MUSS.

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Wie kann Zusammenarbeit verbessert werden ?

#1 Gemeinsame Verwendung von Dokumenten und Inhalten

#2 Workflows für Kommentare und Freigaben

#3 Anwendung von Projekt-Sites mit Projektkalender, Bulletins, Suchfunktionen, Metadaten, etc.

#4 Mobiler und gesicherter Zugriff auf die Informationen von mobilen Geräten

 

Übrigens: lt. Industry Watch 2014 bemängeln 19% eine schlechte Unterstützung der internen Zusammenarbeit und 39% der externen Zusammenarbeit.

Für die Optimierung der SharePoint / ECM Investitionen sind folgende 5 Schritte wichtig:

#1 Manage den ständig wachsenden Email-Verkehr

  • Einführen von Governance Regeln, was wird gespeichert, was/wann/wie wird entsorgt
  • Zuordnung von Verantwortlichkeiten, Benutzer müssen sich mit den Regelungen identifizieren
  • Stelle Werkzeuge zur Verfügung, Automatisierung wo möglich und sinnvoll, Werkzeuge zur Unterstützung bei der Einhaltung der Regelungen

#2 Verbinde mit Legacy Systemen

  • Interoperabilität oder Integration
  • Legacy bedeutet alle Systeme die in Verwendung sich befinden und zum Geschäftserfolg beitragen
  • Benutze Standards wo immer möglich, W3C, etc.

#3 Überleitung der Inhalte und Informationen in Phasen

  • Entfernung von ROT – redundante, outdated oder triviale Informationen
  • Fokus auf spezifische Bereiche, wie gesetzliche, regulatorische oder durch den Branchebereich definierte Schwerpunkte
  • Benutzer informiert halten und SCHULEN

#4 Behalte das Change Management im Fokus

  • Etablieren und kommunizieren einer gemeinsam Sicht der Anwendung von SharePoint
  • Identifizieren und erklären der Gründe für die Veränderung
  • Zeigen der zukünftigen Entwicklungschancen

#5 Unterstütze die Akzeptanz der Benutzer

  • Einbindung der Anwender ab Start des Projektes
  • Intensive Schulung der neuen Prozesse und Technologien
  • Anwenderfreundliche Dokumentation der neuen Prozesse und Technologien
  • Zielsetzungen vereinbaren, KPI’s definieren und Belohnungen bereit stellen

 

 

  • 13 Okt, 2014
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  • AIIM, ecm, O365, Office 365, optimize, Sharepoint,

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